엑셀 할머니 외전 5 - 엑셀 데이터 유효성 검사

안녕하세요. 예전 엑셀 할머니 12화에서는 엑셀 데이터 유효성 검사로 목록 버튼을 만드는 법을 알아보았죠.

이번 시간에는 유효성 검사를 이용해 여러 쓸모있는 기능을 직접 연습해 봅시다.

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1. 범위 제한하기

  미리 셀에 들어갈 숫자 범위를 지정해 두고, 범위를 벗어난 값을 쓰면 경고 메시지가 나오게 하고 싶다면 어떡해야 할까요?

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1) 일단 원하는 범위를 선택하세요.

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2) 데이터 유효성 검사를 켜세요.

제한 대상을 정수로 두고 최소값과 최대값을 입력하세요.

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3) 설명 메시지 탭에서는 셀에 나타날 메모를, 오류 메시지에서는 범위를 초과한 값을 쓰면 나올 메시지를 입력할 수 있습니다.

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4) 이제 여기에 범위에 벗어난 값을 쓰면 경고 메시지가 뜨게 되죠.

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2. 중복 입력 막기

  목록을 채우다 똑같은 내용을 두 번 쓰는 일을 막고 싶으시다고요? 이번에도 데이터 유효성 검사를 이용합니다.

1) 원하는 범위를 선택하세요.

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2) 데이터 유효성에 들어가 제한 대상을 '사용자 지정'으로 정하세요.

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3) 그 다음 수식창에 이렇게 입력하세요.

=countif(범위 처음:범위 끝, 범위 처음)<2

*이때 앞 범위를 쓰는 두 셀 주소는 F4를 누르거나 $를 추가해서 절대참조로 바꿔야 합니다.

*방금 쓴 수식의 뜻은 '범위 내에서 앞으로 쓸 내용은 등장횟수가 2 미만이어야 한다'는 뜻입니다.

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4) 실제로 범위에 같은 값을 입력하면 경고 메시지가 뜹니다.

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3. 글자 수 제한하기

  주민등록번호, 제품 번호, 학번 등 긴 숫자들로 목록을 구성하다 보면 꼭 한 글자를 더 넣거나 덜 넣게 되죠. 이렇게 글자 수가 다를 때 엑셀에서 알려 준다면 얼마나 좋을까요?

1) 범위를 선택합니다.

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2) 데이터 유효성 검사에 들어가 제한 대상을 '사용자 지정'으로 정합니다.

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3) 수식을 입력합니다. 이때 범위에 최소한 하나라도 내용이 있어야 합니다.

=len(범위 시작 셀)=원하는 글자 수

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4) 이제 글자수를 다르게 쓰면 경고창이 뜹니다.

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4. 잘못된 데이터 찾기

  이미 목록을 완성했는데, 잘못 쓴 셀이 어디 있는지 알고 싶어도 유효성 검사를 사용할 수 있습니다.

1) 원하는 줄을 범위 선택합니다(위 사진은 기준목록에 없는 내용을 찾기 위함)

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2) 데이터 유효성 검사에 들어가 원하는 기준(글자 수, 범위, 목록...)을 입력합니다.

(위 사진에서는 셀에 들어갈 목록을 입력했습니다)

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3) 데이터 도구 - 데이터 유효성 검사 - 잘못된 데이터를 누릅니다.

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4) 아까 설정한 기준에 맞지 않는 셀에 붉은 동그라미가 그려집니다. 내용을 기준에 맞게 고치거나 데이터 유효성 검사 - 유효성 표시 지우기를 누르면 원은 사라집니다.